해외에서 수입할 제품을 선정했다면 다음 단계는 해외 제조사 컨택입니다.
자세한 제품 선정 과정은 [수입식품 선정 방법, 실패를 줄이는 5단계 실무 체크리스트]에서 확인할 수 있습니다.
하지만 여기서 한 가지 주의할 점이 있습니다.
처음부터 가격, MOQ, 생산능력, 인증서, COA, 제조공정도, FTA 원산지증명서까지 한꺼번에 요구해서는 안 됩니다.
실제 수입 업무에서는 제조사와 대화를 한 단계 진전 시키면서 필요한 정보를 순서대로 확인하는 것이 훨씬 효율적입니다.
저 역시 20여 년간 무역 업무를 하면서 해외 식품 제조사를 접촉할 때 처음부터 모든 것을 확인하지 않았습니다.
특히 해외 식품전시회에서 직접 만나 제품을 확인한 경우에는 더욱 그렇습니다.
전시회에서 제품을 보고 관심이 생겼다면 우선 샘플을 받아 내부적으로 테스트하고, 제품에 대한 가능성이 확인된 후 다시 제조사와 구체적인 협의를 진행했습니다.
이번 글에서는 그 첫 단계인 해외 제조사와 처음 연락하는 방법에 집중해 보겠습니다.
해외 제조사 컨택은 ‘많이 묻는 것’보다 ‘관심을 보여주는 것’부터
해외 제조사 컨택을 처음 진행할 때 가장 흔히 하는 실수가 있습니다.
궁금한 것을 처음 이메일 한 통에 전부 물어보는 것입니다.
제품 가격은 얼마인지, MOQ는 얼마인지, 생산능력은 어느 정도인지, 어떤 국가에 수출하는지, HACCP이나 ISO 인증이 있는지, COA를 줄 수 있는지, FTA 원산지증명서 발급이 가능한지 등을 한꺼번에 질문하는 것입니다.
물론 수입업체 입장에서는 모두 중요한 내용입니다.
하지만 제조사 입장에서는 처음 연락한 업체가 누구인지도 모르는데 너무 많은 자료와 답변을 요구하면 부담을 느낄 수 있습니다.
특히 해외 제조사 컨택의 첫 단계에서는 ‘이 업체가 우리 제품에 실제로 관심이 있는가?’를 상대방에게 먼저 보여주는 것이 중요합니다.
따라서 첫 이메일은 간단하게 구성하는 것이 좋습니다.
▶첫 이메일에 넣을 내용
① 우리 회사가 어떤 회사인지
한국에서 식품을 수입·유통하는 회사라는 정도로 간략하게 소개합니다.
② 어떤 제품에 관심이 있는지
제조사의 수많은 제품 중 관심 있는 제품명을 구체적으로 언급합니다.
③ 왜 연락했는지
전시회에서 제품을 보았거나, 제조사 홈페이지에서 제품을 발견했다는 식으로 연락 경위를 설명합니다.
④ 다음 대화를 위한 자료 요청
제품 카탈로그나 회사소개서 등 기본적인 자료를 요청합니다.
처음부터 모든 것을 해결하려고 하지 말고 첫 번째 답변을 받는 것 자체를 하나의 목표로 잡는 것이 좋습니다.
해외 식품전시회에서 만난 제조사라면 접근 방법이 달라진다
제가 실제 수입 업무에서 해외 제조사를 만나는 가장 흔한 방법 중 하나는 해외 식품전시회였습니다.
전시회에서는 이미 제조사 담당자와 직접 만나 제품을 확인하고 이야기를 나누었기 때문에 인터넷에서 처음 발견한 업체에 이메일을 보내는 것과 상황이 다릅니다.
전시회 현장에서 관심 있는 제품이 있으면 우선 제품에 대한 설명을 듣고 카탈로그를 받아옵니다.
그리고 샘플을 받을 수 있다면 아주 적은 양의 샘플을 받아옵니다.
여기서 중요한 것이 있습니다.
전시회에서 가져오는 샘플은 본격적인 수입을 결정하기 위한 최종 샘플 테스트가 아닙니다.
워낙 많은 업체를 만나기 때문에 제품별로 많은 양을 가져오는 것도 현실적으로 어렵습니다. 제조사에서 제공하는 샘플 자체가 적을 수도 있고, 수하물 무게에도 한계가 있기 때문입니다.
따라서 전시회에서 받아오는 샘플은 제가 말하는 1차 테스트용 샘플에 가깝습니다.
전시회에서 여러 제품을 받아온 뒤 회사 내부에서 맛과 품질 등을 간단하게 확인하고, 가능성이 있다고 판단되는 제품만 다시 제조사에 연락합니다.
그때는 제품별로 샘플을 몇 개씩 다시 요청해 보다 제대로 된 테스트를 진행합니다.
※ 실무 경험
저의 경우에는 이런 방식으로 수입을 진행한 경우가 많았습니다.
전시회에서 제조사를 만나 제품 설명을 듣고 샘플을 받아왔습니다.
그 후 내부 테스트에서 제품에 대한 반응이 괜찮으면 다시 제조사에 연락해 “전시회에서 받은 샘플을 내부적으로 테스트했는데 제품에 관심이 있다”는 식으로 대화를 이어갔습니다.
이때부터 본격적인 수입 협의가 시작됩니다.
즉,
전시회에서 제품 발견 → 소량 샘플 확보 → 1차 내부 테스트 → 관심 제품 선별 → 제조사 재접촉
이라는 흐름입니다.
이것이 제가 실제로 경험했던 해외 제조사 컨택의 상당 부분이었습니다.
이러한 방식의 해외 제조사 컨택은 제품을 찾는 것에서 끝나는 것이 아니라, 실제 수입 가능성이 있는 제조사를 하나씩 좁혀가는 과정이기도 합니다.
해외 제조사 첫 이메일, 이렇게 보내면 된다
인터넷이나 해외 식품전시회 등을 통해 관심 있는 제조사를 찾았다면 이제 해외 제조사 컨택을 위해 이메일로 첫 연락을 진행합니다.
첫 이메일은 길 필요가 없습니다.
오히려 너무 긴 회사소개와 수많은 질문은 피하는 것이 좋습니다.
▶영문 첫 연락 예시
Subject: Inquiry for [Product Name] – [Company Name], Korea
Hello,
We are a food import company based in Korea.
We are interested in your [Product Name], which we found at [Food Exhibition / Website].
We would like to learn more about your product and evaluate its potential for the Korean market.
Could you please send us your company profile and product catalog?
We look forward to hearing from you.
Best regards,
[Name]
[Company Name]
이 정도면 충분합니다.
이미 전시회에서 만난 제조사라면 더욱 간단하게 작성할 수 있습니다.
It was nice meeting you at [Exhibition Name].
We tested the samples you provided at the exhibition internally, and we are interested in your [Product Name].
이렇게 실제로 전시회에서 만났고 샘플을 테스트했다는 사실을 언급하면 훨씬 자연스럽습니다.
처음부터 10개의 질문을 던지는 것보다 상대방이 먼저 회신하도록 만드는 것이 중요합니다.
첫 회신에서 가장 먼저 보는 것은 ‘제품’과 ‘제조사의 대응’
해외 제조사 컨택 후 회신을 받았다면 그때부터 다음 단계로 넘어갑니다.
해외 제조사 컨택에서 첫 회신은 다음 협의를 진행할 수 있는지를 판단하는 중요한 출발점입니다.
여기서 중요한 것은 단순히 이메일에 답장을 했느냐가 아닙니다.
어떤 방식으로 답변했는지를 보는 것입니다.
예를 들어 요청한 제품의 자료를 제대로 보내주는지, 질문을 이해하고 답변하는지, 담당자가 일관되게 소통하는지 등을 살펴볼 필요가 있습니다.
특히 제조사가 보내온 Company Profile과 Product Catalog는 이후 협의를 진행할 때 기본적인 판단 자료가 됩니다.
회사소개서(Company Profile)에서는 다음과 같은 내용을 확인할 수 있습니다.
• 회사 설립 연도
• 생산시설 및 공장 정보
• 주요 생산 제품
• 주요 수출국
• 보유 인증
제품 카탈로그(Product Catalog)에서는 관심 제품의 종류와 규격, 패키지 등을 확인할 수 있습니다.
이 단계에서 제조사의 모든 것을 검증하려고 할 필요는 없습니다.
첫 번째 회신을 통해 ‘계속 대화를 이어갈 제조사인가’ 를 판단하는 것이 핵심입니다.
첫 회신을 받은 후, 다음 질문으로 자연스럽게 넘어가라
해외 제조사 컨택과 수입 협의는 한 번의 이메일로 끝내는 과정이 아닙니다.
한 단계가 확인되면 다음 단계로 넘어가는 방식으로 진행하는 것이 좋습니다.
예를 들어 첫 이메일에서 회사소개서와 제품 카탈로그를 받았다면, 그 자료를 검토한 후 관심 제품을 구체적으로 정합니다.
그 다음에는 해당 제품의 가격, MOQ, 포장 규격, 거래조건 등을 문의할 수 있습니다.
가격과 MOQ 등을 협의하면서 실제 거래 가능성이 생기면 그때 다시 필요한 자료를 요청하면 됩니다.
그리고 제품을 실제로 수입할 가능성이 높아진 단계에서는 COA, 제조공정도, 원재료 및 성분 관련 자료 등 국내 수입 가능 여부를 판단하기 위한 자료를 단계적으로 요청하게 됩니다.
제품의 국내 수입 가능 여부와 식품 관련 기준은 실제 발주 전에 식품안전나라의 수입식품 관련 정보를 통해 다시 확인하는 것이 안전합니다.
이렇게 진행하면 제조사에게도 자연스럽습니다.
처음 만난 업체가 갑자기 수많은 자료를 요구하는 것보다,
제품 관심 → 기본 자료 확인 → 가격 및 거래조건 협의 → 샘플 테스트 → 수입 가능 여부 검토
순으로 진행하는 것이 실제 거래 과정에 가깝습니다.
저 역시 실제 수입 업무에서 이런 식으로 단계 별로 협의를 진행했습니다.
맺음말: 첫 연락의 목적은 ‘모든 것을 확인하는 것’이 아니다
해외 제조사 컨택에서 첫 이메일의 목적은 제조사의 모든 정보를 확보하는 것이 아닙니다.
다음 대화를 시작하는 발판을 마련하는 것입니다.
제품을 발견했다고 바로 계약하는 것도 아니고, 첫 이메일을 보냈다고 바로 모든 서류를 요구할 필요도 없습니다.
특히 식품 수입은 제품 선정 이후에도 가격과 MOQ, 샘플 테스트, 성분과 제조공정, 국내 수입 가능 여부, 해외제조업소 등록 등 여러 단계를 거쳐야 합니다.
따라서 각각의 단계에서 필요한 정보를 순서대로 확인하는 것이 효율적입니다.
저의 실제 수입 업무도 대부분 이런 방식이었습니다.
해외전시회에서 제품을 발견하고 → 소량 샘플을 받아 1차 테스트하고 → 가능성이 있는 제품을 다시 요청하고 → 제조사와 본격적인 협의를 시작하는 과정이었습니다.
결국 좋은 해외 제조사 컨택은 많은 질문을 던지는 기술이 아니라, 상대방과 신뢰를 쌓으면서 필요한 정보를 한 단계씩 얻어가는 과정이라고 생각합니다.
다음 단계에서는 제조사와 실제 거래 가능성을 판단하기 위해 가격, MOQ, 거래조건 등 구체적인 거래 조건을 어떻게 협의할 것인지 살펴보겠습니다.