수입식품 출고는 제조사의 생산이 끝났다고 바로 진행하는 단순한 업무가 아닙니다.
제품이 해외 공장에서 출고되어 국내에 도착하기까지는 제조사와 다시 확인해야 할 사항이 있고, FOB 조건이라면 포워더를 선정하여 선적 일정까지 조율해야 합니다.
특히 첫 수입식품 출고라면 생산이 제대로 완료되었는지, 한글 표시 사항이 실제 제품에 정확하게 부착되었는지, Carton과 Pallet 포장이 제대로 되었는지를 출고 전에 확인하는 것이 중요합니다.
저는 실제 수입 업무를 진행하면서 제품이 공장에서 출고되기 전에 제조사에게 사진을 요청하고, 필요한 경우 수정 사항을 다시 전달한 후 출고하도록 관리했습니다.
이번 글에서는 수입식품 출고를 앞두고 제조사와 확인해야 할 사항과 FOB 거래에서 포워더를 선정하고 선적을 준비하는 과정을 정리해보겠습니다.
비교견적을 통해 포워더를 선정한다
수입식품의 해외제조업소 등록이 끝났다면 이제 실제 출고를 준비해야 합니다.
자세한 등록 과정은 [해외제조업소 등록 방법, 수입 전 반드시 확인해야 할 실무 포인트]에서 확인할 수 있습니다.
수입식품 출고를 준비하면서 FOB 조건으로 거래한다면 먼저 포워더부터 선정해야 합니다.
포워더를 아직 정하지 않았다면 처음부터 특정 업체 한 곳에 바로 의뢰하기보다는 여러 포워더에게 동일한 조건으로 견적을 요청하는 것이 좋습니다.
비교견적을 요청할 때 수입업체의 상세한 정보까지 전달할 필요는 없습니다.
예를 들어 베트남에서 식품을 수입한다면 “베트남 호치민에서 한국으로 식품을 수입하려고 한다” 정도의 기본 정보와 화물의 종류, LCL인지 FCL인지 정도만 알려주어도 1차 견적을 받을 수 있습니다.
저는 실제로 수입식품 출고를 준비할 때 여러 포워더에게 먼저 이러한 기본 정보를 전달하고 예상 운임을 비교했습니다.
같은 화물이라도 어떤 선사를 이용하는지에 따라 해상운임이 달라질 수 있고, 포워더마다 자체적인 비용 정책이나 현지 파트너 비용에도 차이가 있을 수 있습니다.
따라서 포워더를 선정하기 전에 동일한 조건으로 여러 업체의 견적을 받아 비교해 보는 것이 좋습니다.
단순히 해상운임만 비교할 것이 아니라 현지 픽업비, 서류비, 터미널 관련 비용 등 전체적인 비용 구조도 함께 확인해야 합니다.
또한 가격만 저렴하다고 무조건 좋은 포워더라고 판단해서도 안 됩니다.
해외 제조사와 실제로 연락하고 화물을 픽업해야 하기 때문에 현지 파트너와의 업무 처리가 원활한지, 수입식품을 취급한 경험이 있는지도 함께 확인하는 것이 좋습니다.
저 역시 여러 포워더의 견적을 비교한 뒤 비용과 업무 대응을 종합적으로 판단하여 포워더를 선정하는 방식으로 수입식품 출고를 진행했습니다.
선정된 포워더에게 실제 선적 정보를 전달한다
포워더를 선정했다면 이제 실제 수입식품 출고와 선적을 진행하기 위한 구체적인 정보를 전달해야 합니다.
이 단계부터는 비교견적을 받을 때와 달리 포워더가 해외 현지 파트너와 제조사에게 연락할 수 있도록 정확한 정보를 제공해야 합니다.
저는 항상 수입식품 출고를 진행할 때 선정된 포워더에게 다음과 같은 정보를 제공했습니다.
• Shipper 정보: 제조사명, 주소
• 담당자 정보: 담당자 이름, 전화번호, 이메일
• 화물 정보: 과자류인지, 음료류인지 등 기본적인 제품 정보와 대략적인 박스 수량
• 선적 형태: LCL 또는 FCL
• 희망 일정: 희망 출항일 또는 희망 도착일
• 인코텀즈 조건: FOB 등
이 정보를 포워더에게 전달하면 포워더는 베트남 현지 파트너에게 내용을 전달하고, 현지 파트너는 다시 제조사와 연락하여 화물 픽업과 선적 일정을 조율하게 됩니다.
여기서 수입자가 모든 정보를 처음부터 완벽하게 계산해서 전달할 필요는 없습니다.
예를 들어 정확한 Net Weight, Gross Weight, CBM이나 최종 Carton 수량 등은 제품 생산과 포장이 끝난 후 제조사로부터 확인할 수 있습니다.
수입식품 출고 단계에서 수입자가 먼저 해야 할 일은 포워더가 현지 제조사와 연락하여 픽업과 선적을 진행할 수 있도록 필요한 기본 정보를 전달하는 것입니다.
제조사에게 생산 완료일과 출고 가능일을 확인한다
포워더 선정과 별개로 제조사에게 실제 생산 일정도 확인해야 합니다.
제가 수입식품 출고를 준비하면서 제조사에게 확인했던 핵심 일정은 크게 두 가지입니다.
① 생산 완료일
② 출고 가능 예정일
생산 완료일은 제품 생산이 실제로 언제 끝나는지를 확인하는 것이고, 출고 가능 예정일은 제품이 포워더가 픽업할 수 있는 상태로 준비되는 시점을 의미합니다.
이 두 날짜를 정확하게 확인해 두면 포워더에게 선적 일정을 전달하고 해외 현지 파트너가 제조사와 픽업 일정을 조율하기가 훨씬 수월합니다.
특히 식품은 생산이 끝났다고 바로 수입식품 출고를 할 수 있는 것이 아닙니다.
한글 표시 사항 부착, Carton 포장, Pallet 적재 등 출고 전 작업이 남아 있을 수 있기 때문입니다.
따라서 단순히 “생산이 언제 끝납니까?”라고 묻는 것보다 “언제부터 화물 출고가 가능합니까?”를 함께 확인하는 것이 실무적으로 중요합니다.
한글 표시 사항은 반드시 실제 제품에 부착된 상태를 확인한다
수입식품 출고 전에 가장 중요하게 확인해야 할 부분 중 하나가 한글 표시 사항 부착 상태입니다.
출고 전에 확인해야 할 한글 표시 사항의 제작과 표시 기준은 [수입식품 한글 표시 사항 작성 방법, 첫 수입에서 꼭 확인해야 할 실무 포인트]에서 자세히 설명했습니다.
한글 표시 사항 작업을 제조사에게 요청했다면 단순히 “붙였습니다”라는 답변만 받아서는 안 됩니다.
실제 제품에 한글 표시 사항이 부착된 상태를 사진으로 확인해야 합니다.
특히 첫 수입식품 출고에서는 저는 제조사에게 필요한 사진의 예시까지 함께 보내는 편입니다.
말로만 “제품 사진을 보내달라”고 요청하면 아주 멀리서 찍은 사진이나 글자가 제대로 보이지 않는 흐릿한 사진을 보내오는 경우가 많기 때문입니다.
그 이유도 있습니다.
제가 연락하는 제조사 담당자가 직접 공장에서 사진을 찍는 것이 아니라, 담당자가 생산 담당자에게 요청하고, 생산 담당자가 다시 현장 직원에게 사진 촬영을 부탁하는 경우가 많습니다.
현장에서 사진을 찍는 직원은 이 사진이 왜 중요한지 모를 수도 있습니다.
그래서 저는 처음부터 다음과 같이 사진을 어떻게 찍어야 하는지 예시를 함께 보내는 방법을 사용했습니다.
• 제품 앞면과 뒷면
• 한글 표시 사항이 부착된 부분
• 제품 전체가 보이는 사진
• 여러 맛이나 규격이 있다면 각각의 제품 사진
• 제조사명과 원재료명 등이 보이는 오리지널 포장 부분
• 유통기한 및 제조일자 등이 표시된 부분
이렇게 사진의 예시까지 함께 보내면 다시 사진을 요청하는 횟수를 상당히 줄일 수 있습니다.
실제로는 해외 제조사 담당자조차도 답답한 나머지 직접 공장을 방문하여 사진을 찍어 보내준 경우도 있었습니다.
이런 경험을 통해 제가 배운 것은 하나입니다.
출고 전 사진 확인은 단순한 확인 절차가 아니라 수입자의 중요한 검수 과정인 동시에, 한국의 식약처 수입 서류 검사시 필히 제출해야 할 자료입니다.
Carton을 새로 제작했다면 최종 디자인을 확인한다
수입식품을 처음 수출하는 제조사의 경우 수출용 Carton이 준비되어 있지 않은 경우도 있습니다.
이때는 수입자가 원하는 방식으로 새로운 카톤박스 디자인을 제작하는 경우가 있습니다.
제조사와 새롭게 Carton 디자인을 제작하기로 했다면 최종 디자인을 출고 전에 반드시 확인해야 합니다.
제품명이나 수량이 잘못 표시되어 있거나, 실제 제품과 다른 정보가 들어간 상태로 대량 생산되어 버리면 나중에 수정하기가 어렵습니다.
따라서 새 Carton을 제작하는 경우에는 제조사에게 최종 디자인 파일을 보내고, 실제로 생산된 Carton 사진을 받아 확인하는 것이 안전합니다.
특히 여러 제품을 한 번에 수입하거나 맛과 규격이 여러 가지인 경우에는 Carton 식별이 더욱 중요합니다.
각 제품이 어떤 Carton에 포장되어 있는지 명확하게 구분되어 있어야 이후 창고 입고와 재고 관리도 편해집니다.
파렛트 적재 상태와 Shipping Mark를 확인한다
식품을 여러 Carton 단위로 수입한다면 수입식품 출고 전에 파렛트 상태도 확인해야 합니다.
① 파렛트 적재 상태
파렛트에 제품이 지나치게 높게 적재되어 있지는 않은지, 제품이 한쪽으로 기울어져 있지는 않은지 확인합니다.
② 포장 손상 여부
박스가 눌리거나 찢어졌거나 젖은 부분은 없는지도 확인해야 합니다.
제품을 Pallet에 적재한 후 랩핑을 너무 강하게 하면 Carton 모서리가 눌리거나 박스가 손상될 수 있습니다.
따라서 제조사에게 Pallet 모서리 부분에 부목이나 두꺼운 종이 등을 대어 Carton이 직접 눌리지 않도록 보호해 달라고 요청하고, 실제 적재 상태를 사진으로 확인하는 것이 좋습니다.
③ 파렛트 및 포장 방식
해상 운송 중 흔들림이나 충격을 고려해 Pallet 전체가 안정적으로 적재되어 있는지, 랩핑이 제대로 되어 있는지도 함께 확인합니다.
특히 식품은 제품 자체가 문제가 없어도 외부 포장이 심하게 손상되면 국내 창고에 입고한 뒤 다시 보수 작업을 해야 하는 경우가 생길 수 있습니다.
그리고 Pallet에는 Shipping Mark가 제대로 부착되어 있는지도 확인해야 합니다.
제가 해외 제조사에게 요청하는 Shipping Mark는 복잡하지 않습니다.
예를 들면 다음과 같은 형태입니다.
• Importer Name
• Pallet No. 2/6
• Product Name
• Q’ty
• Made in Vietnam
여기서 Pallet No. 2/6은 전체 6개 Pallet 중 2번째 Pallet이라는 의미입니다.
이렇게 Pallet 번호를 표시해 두면 여러 개의 Pallet이 한꺼번에 입고되었을 때 화물을 구분하기가 훨씬 편합니다.
특히 제품 종류가 많거나 맛과 규격이 여러 가지인 경우에는 Shipping Mark를 미리 정확하게 정해 제조사에게 전달하는 것이 좋습니다.
제조사에게 필히 Shipping Mark 는 파렛트당 2장 이상은 부착 하도록 요청하십시오.
출고 전에는 제조사에게 ‘말’보다 ‘사진’으로 확인한다
수입식품 출고를 진행하다 보면 제조사와 여러 차례 이메일을 주고받게 됩니다.
“완료했습니다.”
“문제없습니다.”
“준비됐습니다.”
이런 답변만 받으면 수입자는 안심하기 쉽습니다.
하지만 실제 현장에서 제가 중요하게 생각했던 것은 완료했다는 답변보다 실제 현물을 사진으로 확인하는 것이었습니다.
생산이 완료되었다면 생산 완료 상태를 확인하고, 출고 준비가 되었다면 제품과 포장 상태를 확인합니다.
한글 표시 사항을 부착했다면 실제 부착 상태를 확인하고, 새 Carton을 제작했다면 실제 생산된 Carton을 확인합니다.
Pallet 적재가 끝났다면 Pallet 전체 사진과 Shipping Mark까지 확인합니다.
이렇게 하나씩 사진으로 확인하고 문제가 없다면 그때 포워더와 픽업 및 선적 일정을 최종적으로 조율하는 것입니다.
특히 첫 수입식품 출고에서는 이런 확인 과정이 번거롭게 느껴질 수 있습니다.
하지만 해외 공장에서 이미 출고된 후 문제가 발견되면 다시 수정하기가 어렵습니다.
출고 전이라면 제조사에게 수정이나 재작업을 요청할 수 있지만, 화물이 선적된 이후에는 그 비용과 시간이 완전히 달라집니다.
수입식품의 수입신고 및 검사에 관한 공식적인 내용은 식품의약품안전처 수입식품정보마루에서도 확인할 수 있습니다.
맺음말: 수입식품 출고 전에 확인할수록 리스크가 줄어든다
수입식품 출고는 단순히 “제품이 다 만들어졌으니 보내주세요”라고 끝나는 업무가 아닙니다.
생산 완료일과 출고 가능 예정일을 확인하고, FOB 조건이라면 여러 포워더의 견적을 비교하여 적합한 포워더를 선정해야 합니다.
그리고 제조사에게는 실제 제품에 부착된 한글 표시 사항, Carton, Pallet 적재 상태와 Shipping Mark 등을 사진으로 확인해야 합니다.
특히 첫 수입식품 출고라면 출고 전에 확인할 수 있는 것은 최대한 출고 전에 확인하는 것이 가장 중요합니다.
제품이 해외 공장을 떠난 이후에는 잘못된 한글 표시 사항이나 포장 문제를 발견하더라도 수정할 수 있는 방법이 제한적이기 때문입니다.
저는 실제 수입 업무에서 수입식품 출고 전에 제조사에게 사진을 받아 확인하는 과정을 반복해왔습니다.
처음에는 번거롭게 느껴질 수 있지만, 한 번 문제가 발생해 본 사람이라면 왜 출고 전 확인을 강조하는지 알게 됩니다.
다음 단계는 제조사에서 제품이 출고되고 선적이 진행된 후 확인해야 하는 선적 서류입니다.
Commercial Invoice, Packing List, Draft B/L, C/O와 함께 실제 수입통관 과정에서 필요한 서류가 무엇인지 확인하고, 서류상의 정보와 실제 화물의 정보가 일치하는지도 살펴봐야 합니다.