해외제조업소 등록은 해외에서 생산된 식품을 국내로 수입하기 위해 반드시 확인해야 하는 절차입니다.
제품의 성분이나 제조공정에 문제가 없더라도 실제 제품을 생산하는 해외제조업소가 등록되어 있지 않다면 수입을 진행할 수 없습니다.
특히 처음 수입하는 제조사라면 무조건 신규 등록부터 진행할 것이 아니라, 수입식품정보마루에서 해당 해외제조업소가 이미 등록되어 있는지 먼저 확인하는 것이 순서입니다.
저 역시 실제 수입 업무에서는 제조사와 계약을 진행하기 전에 등록 여부부터 확인하고, 등록되어 있다면 업체명과 주소를 대조했습니다.
등록되지 않았다면 필요한 서류를 제조사에게 요청해 등록 절차를 진행했습니다.
이번 글에서는 제가 실제 수입 과정에서 해외제조업소 등록을 진행하면서 확인했던 내용과, 등록 과정에서 특히 주의해야 할 부분을 정리해보겠습니다.
해외제조업소 등록, 먼저 기존 등록 여부부터 확인한다
해외제조업소 등록 및 갱신은 식품의약품안전처 산하 수입식품정보마루에서 진행합니다.
새로운 해외 제조사와 거래를 시작했다고 해서 무조건 신규 등록부터 진행하는 것은 아닙니다.
이미 다른 국내 수입업체가 해당 제조업소를 등록해 놓은 경우가 있기 때문입니다.
따라서 제가 가장 먼저 확인하는 것은 신규 등록이 아니라 기존에 등록된 제조업소가 있는지 여부입니다.
이미 다른 수입자가 같은 공장을 등록해 놓았다면 동일한 공장을 다시 등록할 필요가 없습니다.
업체명과 주소 등의 정보가 내가 거래하려는 제조사의 정보와 정확하게 일치하는지만 확인하면 됩니다.
여기서 중요한 것이 제품을 실제로 생산하는 공장의 주소입니다.
예를 들어 해외 제조사가 공장을 3개 운영하고 있다고 가정해 보겠습니다.
본사 주소는 A지역에 있지만,과자류는 A공장, 음료는 B공장 그리고 소스류는 C공장에서 각각 생산할 수 있습니다.
이때 제조사 이름만 같다고 해서 이미 등록된 공장으로 판단하면 안 됩니다.
내가 수입하려는 제품이 어느 공장에서 실제로 생산되는지 먼저 확인하고, 그 공장의 주소가 기존에 등록된 해외제조업소 정보와 일치하는지를 확인해야 합니다.
제조사명은 같지만 생산공장 주소가 다르다면 별도의 등록이 필요한 경우가 있습니다.
저는 항상 제조사에게 “당신 회사가 등록되어 있습니까?”라고 묻는 것보다 “이번에 수입하려는 제품이 실제로 생산되는 공장의 정확한 주소가 어디입니까?”라고 확인하는 것을 원칙으로 삼았습니다.
해외제조업소 등록에 필요한 자료는 무엇인가?
기존 등록이 되어 있지 않다면 신규 등록을 진행해야 합니다.
제가 주로 제조사에게 요청했던 자료는 다음과 같습니다.
• 영문 공장등록증
• HACCP 인증서
• ISO 22000 인증서 또는 FSSC 22000 등 보유 인증서
• 제조업소의 정확한 업체명과 주소
여기서 가장 번거로운 것이 영문 공장등록증입니다.
해외 제조사에 영문 공장등록증이 있다면 비교적 간단합니다.
하지만 현지어로만 발급되는 경우도 있습니다.
이 경우 현지어 원본과 영문 번역본 및 필요한 공증 절차를 진행하는 방법도 있지만, 제조사가 비용이나 절차 때문에 공증된 영문 번역본 준비를 꺼리는 경우가 있습니다.
그럴 때 제가 실제로 활용했던 방법이 있습니다.
식약처에서 사용하는 ‘해외 제조업소 등록 정보 확인서(A Confirmation Form of Registered Information)’ 양식을 제조사에게 전달하는 것입니다.
제조사가 해당 양식에 정확한 업체명과 주소 등 필요한 정보를 작성하고 서명한 뒤 보내주면, 이를 등록 과정에서 활용할 수 있습니다.
저는 영문 공장등록증이 없는 제조사에게 매번 공증된 영문 번역본을 요구하기보다는 이 방법을 활용해왔습니다.
실무에서는 이런 작은 차이가 상당히 중요합니다.
제조사가 준비하기 어려운 서류만 고집하다 보면 등록 자체가 늦어질 수 있기 때문입니다.
업체명과 주소는 ‘철자 하나’까지 확인해야 한다
해외제조업소 등록에서 제가 가장 강조하고 싶은 부분입니다.
업체명과 주소의 철자를 정확하게 확인해야 합니다.
예를 들어 공장등록증에는
ABC FOOD LIMITED
라고 되어 있다면, 실제 제품 포장지에는 회사명이 어떻게 인쇄되어 있는지를 확인해야 합니다.
포장지에
ABC FOOD CO., LTD.
처럼 조금이라도 다르게 표시되어 있다면 “비슷하니까 괜찮겠지”라고 넘어가지 말고 제조사에게 다시 확인하는 것이 좋습니다.
그래서 이전 글 [수입식품 샘플 테스트, 최종 수입 제품을 결정하는 실무 과정]에서 샘플을 3개 이상 요청하는 이유도 여기에 있습니다.
실물을 직접 확인해야 정확한 판단을 할 수 있기 때문입니다.
샘플을 받았다면 제품의 앞면만 보는 것이 아니라 포장지에 인쇄된 제조사명과 주소까지 확인해야 합니다.
이 정보는 나중에 수입신고 과정에서 확인하는 자료와 연결될 수 있습니다.
특히 해외제조업소 등록정보와 실제 제품 포장지의 제조사 정보가 서로 다르면 불필요한 확인 절차가 생길 수 있으므로, 등록 단계에서부터 정확하게 맞춰놓는 것이 가장 편합니다.
해외제조업소 등록은 이렇게 진행한다
필요한 서류가 준비되었다면 식약처 산하 수입식품정보마루에서 해외제조업소 등록을 진행합니다.
신청 과정에서 제조업소명, 소재지, 국가 등 필요한 정보를 입력하고 준비한 관련 서류를 업로드하면 됩니다.
이 과정에서 중요한 것은 단순히 신청서를 제출하는 것이 아니라 제조사가 제공한 서류의 정보와 입력하는 정보가 일치하는지 확인하는 것입니다.
특히 제조업소명과 실제 생산공장의 주소는 서류와 다시 대조해야 합니다.
또한 기존에 등록된 제조업소라면 신규 등록을 하기 전에 먼저 등록 여부와 유효기간을 확인해야 합니다.
이미 등록되어 있는 업체를 다시 등록하는 것은 불필요한 절차이기 때문입니다.
육류·수산물 등은 일반 식품보다 더 까다롭다
모든 식품의 해외제조업소 등록이 똑같은 수준으로 끝나는 것은 아닙니다.
특히 육류나 수산물 등 일부 품목은 일반 가공식품보다 검역 및 위생관리 요건이 훨씬 까다롭습니다.
국가와 품목에 따라서는 해외제조시설에 대한 위생관리 체계나 적격성 확인이 필요하고, 경우에 따라서는 우리나라 관계기관의 해외 현지 실사 등이 이루어지기도 합니다.
따라서 처음 수입하는 품목이 일반 과자나 음료 같은 가공식품인지, 아니면 축산물·수산물 등 별도의 검역 및 위생관리 체계가 적용되는 품목인지부터 구분해야 합니다.
단순히 “해외제조업소 등록만 하면 수입할 수 있다”고 생각하면 안 되는 이유입니다.
해외제조업소와 수출자는 달라도 문제없다
수입 초보자들이 많이 혼동하는 부분이 하나 있습니다.
바로 해외제조업소와 수출자(Shipper/Exporter)가 반드시 같은 회사여야 하는가라는 문제입니다.
결론부터 말하면 반드시 같을 필요는 없습니다.
실제 무역거래에서는 제조사와 수출자가 다른 경우가 있습니다.
예를 들어 A라는 회사가 실제 식품을 생산하고, B라는 무역회사가 해외 수출을 담당하는 구조입니다.
이 경우 해외제조업소 등록에는 실제 제품을 생산하는 A 제조공장의 정보를 등록하고, 수출서류의 Shipper 또는 Exporter에는 B 회사의 정보가 기재될 수 있습니다.
저 역시 실제 수입거래에서 제조사와 수출자가 다른 경우가 있었고, 수출서류에 제조사명을 별도로 기재하지 않고 진행한 경험도 있습니다.
물론 Commercial Invoice에 제조사 정보를 추가로 기재하면 서류상 관계를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.
하지만 제조사와 수출자가 다르다는 사실 자체를 문제로 생각할 필요는 없습니다.
중요한 것은 실제로 제품을 생산하는 제조업소가 정확하게 등록되어 있고, 수입신고에 필요한 제조업소 정보가 제대로 관리되고 있는가입니다.
맺음말: 해외제조업소 등록은 ‘주소 확인’에서 시작한다
해외제조업소 등록은 수입 과정에서 가장 화려한 업무는 아닙니다.
수입자가 직접 해외 제조사를 발굴하고 가격을 협상하는 과정에 비하면 온라인에서 신청서를 작성하는 단순한 행정절차처럼 보일 수도 있습니다.
하지만 실제 수입을 해보면 이 작은 정보 하나가 상당히 중요하다는 것을 알게 됩니다.
실제로 제품을 생산하는 공장의 정확한 주소가 어디인지, 등록된 제조업소와 실제 생산공장이 같은지, 제품 포장지에 인쇄된 제조사 정보와 등록정보가 일치하는지, 등록 유효기간은 남아 있는지.
이 네 가지를 제대로 확인하는 것이 해외제조업소 등록에서 가장 중요한 실무 포인트입니다.
특히 제조사가 여러 공장을 가지고 있다면 “회사 이름이 같으니까 괜찮겠지”라고 생각하지 말고 내가 수입할 제품을 실제로 생산하는 공장을 다시 확인해야 합니다.
그리고 해외제조업소 등록이 끝났다면 이제 실제 수입을 위한 다음 단계가 시작됩니다.
첫 발주서(PO)를 제조사에 보내고, 제조사가 생산 준비를 하는 동안 수입 통관 및 국내 판매를 위한 한글표시사항을 준비하는 것입니다.
다음 글에서는 제가 실제 수입 현장에서 진행했던 방식대로 수입식품 한글표시사항을 어떻게 만들고, 어떤 내용을 확인해야 하며, 제조사에게 직접 스티커 제작과 부착을 요청할 때 무엇을 주의해야 하는지 하나씩 정리해보겠습니다.